De directie, de Raad van Commissarissen en de aandeelhouders hebben in 2005 een op Circulus BV toegesneden corporate governance code vastgesteld. De definitieve inbedding in procedures en reglementen heeft in 2008 plaatsgevonden. Jaarlijks bekijken we of de werkwijze conform de code is. In 2011 heeft weer een actualisatie van de code plaatsgevonden.
De Raad van Commissarissen van Circulus BV bestaat uit vijf onafhankelijke leden. De commissarissen worden benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. De Raad van Commissarissen benoemt uit zijn midden een voorzitter.
De statuten van Circulus BV bepalen dat de Raad van Commissarissen toezicht houdt op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken binnen Circulus BV. De Raad van Commissarissen ziet toe op de naleving van wet- en regelgeving en dat de continuïteit van de onderneming gewaarborgd is. In het bijzonder ziet men toe op de ondernemingsstrategie en de daaraan verbonden risico’s en op de financiële verslaglegging.
De Raad van Commissarissen kent een auditcommissie en een remuneratiecommissie.
De Algemene Vergadering van Aandeelhouders heeft op 10 december 2009 de bezoldiging van de leden van de Raad van Commissarissen vastgesteld:
In 2011 zijn vier vergaderingen gehouden die steeds in voltalligheid plaatsvonden.
De Algemene Vergadering van Aandeelhouders (Ava) komt ten minste eenmaal per jaar bijeen. De Ava stelt de begroting en de jaarrekening vast en verleent al dan niet decharge voor het daarop uitgeoefende toezicht. Besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen. In 2011 vergaderde de Ava op 19 mei en 24 november.
Zoals vastgelegd in het directiereglement is het bestuur verantwoordelijk voor de financiële vastlegging en de aanwezigheid en goede werking van een systeem van risicobeheersing en interne controle. We hebben structurele risicomaatregelen ingebouwd in onze bedrijfsprocessen, waarbij onder meer aandacht is voor vergunningen, veilig werken, keuringen, wet- en regelgeving en arbeidsomstandigheden. Centralisering van de ICT leidt tot eenduidige aansturing en uniformiteit in het beheersen van de soft- en hardware. Het beheren en beheersen van processen via de ISO 9001-structuur met behulp van interne audits, leidt tot verdere optimalisering. Daarnaast voeren externen jaarlijks een audit uit ten behoeve van de ISO-certificering en de jaarrekening.
Door het afsluiten van resultaatovereenkomsten met onze opdrachtgevers zijn we in staat het geheel van de afvalbeheerskosten te managen. De interne beheersing van Circulus is gebaseerd op onze planning- en controlcyclus, waarin periodieke rapportages van zowel hoeveelheden als financiën zijn vastgelegd. Het managementteam bespreekt de resultaten hiervan en neemt daar waar noodzakelijk actie. Op basis van het bedrijfsplan en de daaruit afgeleide afdelingsplannen zetten zij het langetermijnplan om in concreet te realiseren doelstellingen voor het betreffende jaar. Door middel van de flexibele schil kunnen schommelingen in het werkaanbod worden opgevangen. Seizoensinvloeden en pieken/dalen in werkaanbod kunnen hiermee worden afgevlakt. Goede scholingsmogelijkheden, arbeidsvoorwaarden en een adequaat integriteitsbeleid zorgen voor een goede arbeidsomgeving.
Het hebben van een profielschets en een rooster van aftreden van de Raad van Commissarissen alsmede een reglement van de auditcommissie en remuneratiecommissie zal op de website van Circulus worden vermeld. Profielschets, rooster van aftreden, reglement auditcommissie en remuneratiecommissie en klokkenluidersregeling worden op verzoek toegezonden.
